Dalam keadaan tertentu, agen pelabuhan dapat didanai dan dibiarkan beroperasi sepenuhnya sesuai rencana sambil memberikan laporan kemajuan berkala kepada pemilik kapal. Ada risiko besar bahwa agen pelabuhan akan menganggap dirinya sebagai pemilik yang tidak bertanggung jawab. Lebih lanjut, situasi ini berdampak pada pihak-pihak lain yang terikat kontrak dengan agen pelabuhan untuk meyakini bahwa agen pelabuhan adalah pemilik kapal.

Oleh karena itu, agen pelabuhan  tidak boleh  merujuk pada “kapal kami”, atau “di akun kami” ketika memesan barang atau jasa. Jika tidak, pihak ketiga mungkin percaya bahwa kapal tersebut memang milik agen pelabuhan dan oleh karena itu agen pelabuhan adalah pemilik kapal. Bertindak sebagai pemilik kapal menimbulkan tanggung jawab hukum. Agen pelabuhan harus selalu bertindak untuk melindungi dan mendukung kepentingan terbaik para prinsipal. Agen pelabuhan harus memenuhi instruksi secara efisien dan memenuhi persyaratan secara efektif untuk keuntungan komersial terbaik.

Hubungan keagenan hukum timbul apabila seseorang  (Agen)  diberi wewenang atau dianggap oleh undang-undang berwenang, untuk mewakili orang lain  (Kepala Sekolah)  sedemikian rupa sehingga dapat mempengaruhi kedudukan hukum pemberi kuasa. Instruksi diterima dari prinsipal dan agen menerapkan instruksi tersebut sesuai dengan kebutuhan kapal. Agen kapal  tidak boleh berasumsi

atau bertindak dengan cara apa pun di luar instruksi khusus yang telah diberikan oleh prinsipal.

 

Meskipun demikian, hal ini tidak berarti bahwa agen kapal harus begitu saja mengikuti instruksi yang jelas-jelas salah atau dapat membahayakan pelayaran. Agen Kapal harus memberi tahu prinsipal mengenai  kondisi  dan  prosedur  yang dapat mempengaruhi persinggahan kapal di pelabuhan. Agen Kapal harus menyarankan cara yang paling dapat diandalkan dalam  menangani  panggilan kapal demi keuntungan keseluruhan dari prinsipal.

Agen Kapal harus bersedia menginformasikan penawaran harga untuk layanan pelabuhan, biaya penanganan kargo, dan data dermaga dan sungai, yang semuanya dapat digunakan oleh prinsipal untuk memperkirakan kunjungan pelabuhan dan memberikan penawaran untuk peluang bisnis.

Informasi Pelabuhan

Informasi Pelabuhan  merupakan bagian dari layanan yang dikontribusikan oleh Agen Kapal kepada prinsipal. Tugas pertama yang dilakukan Agen Kapal adalah merencanakan  layanan apa  yang dibutuhkan kapal dan mengamankan pengaturan penting.

1. Agen Kapal harus memperoleh bisnis keagenan. Agen Kapal harus mengutip segala  syarat  dan  ketentuan  di mana Agen Kapal beroperasi sebelum penunjukan dikonfirmasi. Jika terjadi konflik di kemudian hari, Agen Kapal mungkin tidak dapat mengandalkan persyaratan operasi normal perusahaan jika persyaratan tersebut tidak disepakati sebelumnya.
2. Agen Kapal harus mengatur  pendanaan . Jika terdapat keraguan yang sah mengenai pendanaan atau kelayakan kredit, Agen Kapal tidak boleh menerima bisnis keagenan
3. Agen Kapal harus menjaga kontrol yang ketat atas pengeluaran atas nama prinsipal dan untuk perlindungan agen karena menahan atau menyita sebuah kapal bisa memakan biaya yang mahal.
4. Agen Kapal harus memperlakukan bisnis prinsipal dengan perhatian yang sama seolah-olah bisnis tersebut adalah bisnis agen. Agen Kapal tidak boleh bekerja tanpa  Wewenang Nyata  yang diberikan Pemilik Kapal kepada Agen Kapal.

 Operasional Agen Kapal di Pelabuhan:

1. Muatan
2. Mengirimkan
3. Perusahaan Kapal

1- Kargo

Agen Kapal mengatur  tempat penanganan muatan  dimana muatan akan dimuat dan dibongkar.

Pihak Piagam dapat menetapkan tempat berlabuh, pelabuhan, atau serangkaian pelabuhan tertentu seperti ARAG (Amsterdam-Rotterdam-Antwerp-Gent). Penyewa  mungkin mempunyai  hak untuk menunjuk  tempat penanganan kargo, namun hal ini tidak selalu terjadi. Agen Kapal harus menyarankan alternatif tempat berlabuh yang lebih murah kepada Prinsipal. Kadang-kadang, dilema muncul ketika tidak ada ketentuan dalam Charter Party untuk pekerjaan di lebih dari satu tempat berlabuh, namun terdapat dua atau lebih kepentingan kargo yang masing-masing mendesak agar operasi bongkar muat harus dilakukan di tempat berlabuh yang mereka pilih.

Ketika tempat pengoperasian telah dipilih, pengaturan harus dikonfirmasikan dengan berbagai pihak seperti Otoritas Pelabuhan, Operator Terminal yang terlibat dalam menjamin kapal tiba dan berangkat  dengan cepat dan aman . Berbagai pengaturan perlu dilakukan tergantung di  mana kargo akan ditangani . Penanganan kargo mungkin dilakukan melalui tongkang atau pipa lepas pantai dan bukan melalui fasilitas berlabuh. Agen Kapal harus mengendalikan tempat penanganan muatan. Oleh karena itu, Agen Kapal, Otoritas Pelabuhan, dan Operator Terminal memerlukan gambaran yang tepat tentang muatan seperti jenis muatan, jumlah, dimensi, muatan berbahaya, dll dengan nama, bendera, dan rincian kapal. Ketika tempat penanganan kargo telah disepakati oleh semua pihak terkait, tugas utama Agen Kapal adalah menjaga tempat penanganan kargo diinformasikan secara berkala dengan ETA (Estimated Time of Arrival) kapal.

Buruh pelabuhan

Dalam beberapa kasus, Prinsipal meminta Agen Kapal untuk mendapatkan harga yang bersaing untuk pekerjaan dari beberapa buruh bongkar muat, rigger, operator angkutan berat. Pilihan perusahaan pelabuhan mana yang akan digunakan didasarkan pada:

• Kemampuan  Perusahaan Bongkar Muat  dalam mengelola jenis muatannya
• Perusahaan Stevedore memiliki  peralatan  dan keahlian khusus untuk menangani kargo
• Perusahaan Stevedore memiliki  tenaga kerja  yang memadai untuk memenuhi jadwal penanganan kargo kapal
• biaya Perusahaan Stevedore
• Akreditasi kualitas  Stevedore Company
• Sertifikat kesehatan dan keselamatan Perusahaan Stevedore

Saat  membongkar  kapal, Agen Kapal memberikan  Manifes Kargo  dan  Rencana Penyimpanan

kepada Perusahaan Stevedore . Cargo Manifest dan Stowage Plan membantu Perusahaan Stevedore dalam merencanakan jumlah  tenaga kerja (geng)  dan  operasionalnya . Misalnya, sebuah kapal dapat mengerjakan semua lubang palka secara bersamaan dan memerlukan tenaga kerja yang sesuai untuk kapal multi-lubang palka. Saat  memuat  kapal, Perusahaan Stevedore perlu mengetahui

ukuran penutup palka  dan  kapasitas ruang palka .

Rencana  Kapasitas Kapal  memungkinkan Perusahaan Bongkar Muat untuk menangani program pemuatan dengan komando kapal. Nakhoda Kapal mempunyai keputusan akhir mengenai berapa banyak yang harus dimuat ke dalam setiap ruang tunggu. Operasi pemindahan kargo mungkin berada dalam  tanggung jawab Operator Terminal  atau pihak ketiga, sesuai dengan kebiasaan dan praktik pelabuhan.

Agen Kapal harus memberitahu Prinsipal tentang  jam kerja normal  dan  pilihan lembur . Agen Kapal dapat memperoleh informasi ini dari Perusahaan Bongkar Muat atau Operator Terminal.

Perusahaan Stevedore mungkin juga dapat melakukan  Operasi Tali-temali  seperti  pengikatan  dan

pengamanan kargo. Namun, pengikatan dan pengamanan kargo dapat dilakukan oleh awak kapal atau perusahaan pihak ketiga. Ketika Perusahaan Bongkar Muat telah ditunjuk dan operasi dimulai, Agen Kapal berhubungan dengan kapal dan para buruh bongkar muat untuk memastikan bahwa pengikatan dilakukan untuk  kepuasan Nakhoda Kapal .

Agen Kapal memantau seberapa cepat  pekerjaan pengikatan  dan  pengamanan  berlangsung sehingga kapal tidak  tertunda  terlalu lama setelah selesainya pemuatan muatan. Memukul dan mengamankan kargo adalah tugas khusus. Perusahaan pengikatan dan pengamanan kargo memerlukan  izin  dan  pengawasan  dari Nakhoda atau Pengawas Kapal mengenai jenis bahan yang akan digunakan. Kapal  wajib  membawa  panduan pengamanan muatan . Penahanan dan pengamanan kargo harus dilakukan sesuai instruksi spesifik yang terdapat dalam  manual pengamanan kargo . Operasi Penanganan Kargo mencakup segala  keringanan  kargo antara kapal dan pantai.

Umumnya pengangkutan dan distribusi adalah tugas Freight Forwarder. Namun, agen pelabuhan biasanya memberikan layanan penerusan seperti perdagangan kayu, di mana agen pelabuhan dapat menawarkan pengangkutan, penyimpanan, pengendalian stok, pengambilan dan pengepakan, pengurusan bea cukai, fumigasi, dan penanganan kayu sebagai layanan tambahan terhadap layanan keagenan inti. Ketika  penanganan kargo  dan  pengangkut  dicalonkan, Agen Pelabuhan memberi tahu perusahaan-perusahaan ini tentang ETA (Perkiraan Waktu Kedatangan) kapal.

Otoritas Bea Cukai

Setiap negara menerapkan  pajak  dan  pembatasan  dalam bentuk kontrol impor dan ekspor.

Pengendalian Impor suatu negara   dapat berupa  Bea Ad Valorem  (Bea Berbasis Nilai) untuk melindungi produksi dalam negeri. Di sisi lain,  Pengendalian Ekspor suatu negara  dapat berupa  Izin Ekspor  untuk penjualan barang-barang berteknologi tinggi dengan tingkat keamanan atau mineral langka. Menyelesaikan kargo  dan  membayar pajak  adalah tugas Agen Forwarding. Tugas Agen Kapal atas nama nakhoda mencakup  penyerahan  Manifes Kargo impor dan ekspor   kepada Otoritas Pabean. Tidak semua pembatasan kargo menjadi perhatian  Otoritas Pabean .

Beberapa negara mempunyai peraturan yang bertujuan untuk menghentikan  kerusakan  atau

penyakit  pada tanaman dan ternak. Agen Kapal mungkin harus melaporkan pengangkutan muatan yang kemungkinan mengandung  hama  atau  penyakit  yang mengkontaminasi kepada  Otoritas

Pertanian  atau  Nasional yang berwenang . Sertifikat Khusus mungkin diwajibkan untuk dilampirkan pada kargo tersebut yang menegaskan bahwa kargo tersebut bebas dari kontaminan. Selain itu, diperlukan pengaturan khusus untuk peternakan.

Operator Terminal

Pengirim atau penerima kargo mungkin telah menginvestasikan dana ke tempat berlabuh sehingga hanya mereka yang dapat memanfaatkan tempat berlabuh tersebut, yang dalam hal ini mungkin akan dikenal sebagai Operator Terminal. Pengirim yang ingin memindahkan muatannya melalui kereta api mungkin ingin mengetahui Beban Kerja Aman (SWL) dan radius derek kapal untuk memastikan bahwa mereka dapat mencapai rel kereta api.

Di terminal kapal tanker, Operator Terminal berkepentingan dengan jumlah, kapasitas, peringkat operasi kargo, dan, jika memuat, barang-barang seperti pembersihan tangki dan jumlah pemberat atau air kotor yang akan dibuang ke darat sebelum pemuatan. Dalam setiap situasi, informasi mengenai kapal dan posisinya penting untuk operasi kargo yang terintegrasi dan terkoordinasi.

2- Kapal

Pemilik kapal bertanggung jawab penuh untuk memastikan  tidak terjadi imigrasi ilegal  dari kapal. Selain itu, Agen Kapal dapat dimintai  pertanggungjawaban finansial  oleh Otoritas Imigrasi atas orang-orang yang tiba secara ilegal dengan kapal. Jika ada orang ilegal yang datang ke darat, Agen Kapal harus berhubungan erat dengan Nakhoda Kapal. Agen Kapal harus memastikan bahwa  jaminan  dikumpulkan dari pemilik kapal untuk menghindari biaya yang ditanggung agen di kemudian hari. Biasanya, Klub P&I (Klub Perlindungan dan Ganti Rugi) pemilik kapal memberikan jaminan yang diperlukan.

Operator Kapal yang Bijaksana mempunyai prosedur untuk mencegah  orang yang tidak berkepentingan naik ke kapal dan mencari  penumpang gelap  sebelum meninggalkan pelabuhan. Selain hal-hal di atas, Otoritas Pelabuhan tidak bisa berbuat lebih banyak untuk menghentikan penumpang gelap memasuki pelabuhan. Imigran ilegal  dan  pengungsi  merupakan masalah kritis bagi kapal dan agen kapal. Jika sebuah kapal tiba dengan  penumpang gelap  atau  orang yang diselamatkan  di laut, petugas imigrasi dapat mengenakan denda pada kapal tersebut. Hampir semua negara menganggap agen kapal  mempunyai tanggung jawab yang sama  dengan pemilik kapal.  Jika pemilik kapal tidak membayar denda bagi imigran ilegal, pihak berwenang akan mengejar agen kapal tersebut. Selain itu, penyelundupan dan perdagangan narkoba memiliki peraturan dan hukuman yang serupa.

Setelah serangan teroris 9/11 di New York,  Kode ISPS (Kode Keamanan Fasilitas Kapal dan Pelabuhan Internasional)  diperkenalkan. Kode ISPS (Kode Keamanan Fasilitas Kapal dan Pelabuhan Internasional) adalah serangkaian tindakan untuk meningkatkan keamanan  kapal  dan  fasilitas pelabuhan . Agen kapal harus selalu mengetahui informasi terkini tentang ISPS Code. Kode ISPS (Kode Keamanan Fasilitas Kapal dan Pelabuhan Internasional) melibatkan kapal dan pelabuhan yang bekerja baik secara individu maupun bersama-sama untuk menjamin keamanan. Setiap pelabuhan harus memiliki sistem keamanan khusus yang mempengaruhi kapal. Agen Kapal harus menjelaskan sistem keamanan yang disesuaikan kepada pemilik kapal. Hal ini sangat penting jika izin keamanan diwajibkan untuk memungkinkan awak kapal meninggalkan kapal dan melewati gerbang pelabuhan.

Selain itu, agen kapal tunduk pada sistem keamanan di pelabuhan mereka.

Pelaporan Kapal dan Kliring Kapal

Mendapatkan izin resmi bagi kapal untuk memasuki pelabuhan dan kemudian berlayar setelah selesai operasi kargo biasa disebut  Pelaporan Kapal dan Kliring Kapal . Prosedur ini melibatkan berbagai badan resmi:

• Kesehatan Pelabuhan
• Bea cukai
• Imigrasi
• Badan Keamanan

Prosedur tepatnya mungkin berbeda antar pelabuhan dan negara. Namun pada umumnya Agen Kapal harus melakukan verifikasi spesifikasi kapal dengan menunjukkan  Sertifikat Pendaftaran kapal  dan

Sertifikat Tonase .

IMO (Organisasi Maritim Internasional) memperkenalkan dokumen standar di bawah  Konvensi Fasilitasi Lalu Lintas Laut Internasional (Konvensi FAL)  dengan kata lain  Formulir FAL IMO  untuk laporan dan izin kapal. Formulir IMO FAL  melibatkan:

• Deklarasi Umum
• Deklarasi Toko
• Deklarasi Efek Kru
• Daftar Anggota Kru
• Daftar Penumpang

Selanjutnya ada  Formulir Standar Deklarasi Kargo . Banyak negara lebih memilih menggunakan dokumen mereka untuk tujuan ini. Kebanyakan pelabuhan perlu memeriksa keabsahan

Dokumen   Keselamatan Kapal . Daftar Awak Kapal dan Daftar Penumpang mungkin perlu ditempatkan atau disetujui oleh pihak yang berwenang untuk keperluan imigrasi. Beberapa negara maritim meminta warga negara asing untuk memiliki  visa  yang harus disiapkan di kantor konsuler di  pelabuhan sebelumnya .

Kapal  diberikan izin  untuk masuk, memuat, atau membongkar, dan meninggalkan pelabuhan apabila seluruh dokumen telah disetujui. IMO (Organisasi Maritim Internasional) telah melakukan upaya luar biasa untuk menstandarisasi semua formulir dan deklarasi dengan  Formulir FAL IMO . Pelabuhan bongkar muat harus  sesuai secara fisik  dengan kapal.

Secara umum, izin  masuk pelabuhan  kemungkinan besar tidak akan ditolak tanpa alasan yang sah, namun mungkin ada beberapa alasan seperti:

• Dimensi Kapal
• Penyumbatan
• Kargo Berbahaya
• Konflik Politik

Ketika izin diberikan, Agen Pelabuhan bertanggung jawab untuk memberi tahu  Otoritas Pelabuhan  mengenai rencana kedatangan kapal dan memastikan bahwa  Syahbandar di bawah kendali Otoritas Pelabuhan diberitahu mengenai ETA (Perkiraan Waktu Kedatangan) kapal dan menyetujui tempat berlabuhnya  kapal.  Pengaturan . Syahbandar dapat memberikan saran apakah pergerakan pasang surut diantisipasi akan menyebabkan keterbatasan draft, sehingga memungkinkan diskusi dengan  Operator Tempat Berth yang sesuai  mengenai prospek kedatangan kapal. Agen Pelabuhan harus memberi tahu Syahbandar dan Otoritas Pelabuhan tentang ETA (Perkiraan Waktu Kedatangan) kapal sehingga pengaturan tempat berlabuh yang disepakati dapat diperbarui secara berkala.

Biasanya, Otoritas Pelabuhan memungut biaya per tarif yang dipublikasikan, namun persaingan global yang terus meningkat antar pelabuhan meningkatkan fleksibilitas, dengan tren yang semakin cepat menuju paket yang mengkonsolidasikan iuran pelabuhan dan biaya penanganan kargo. Pengisian port gabungan mungkin bertentangan dengan ketentuan charter party. Jika muatan diangkut dalam kondisi FIO (Free In Out), pengirim atau penerima mungkin menganggap bahwa menanggung seluruh biaya pelabuhan adalah tindakan yang tidak adil. Oleh karena itu, pengirim atau penerima secara praktis berusaha mengalokasikan sebagian biaya kepada pemilik kapal. Agen Pelabuhan harus memastikan bahwa setiap pembagian biaya dilakukan secara adil dan pemilik kapal tidak diminta untuk menyumbang biaya dalam jumlah yang tidak wajar.

Agen Pelabuhan harus memberitahukan sepenuhnya kepada Otoritas Pelabuhan tentang spesifikasi kapal. Terdapat beberapa kapal dengan nama yang mirip, dan konfirmasi bahwa kapal tersebut dapat dengan aman memasuki pelabuhan dan berpindah ke dermaga hanya dapat diberikan setelah dipastikan bahwa  LOA (Length Over All) ,  Draft ,  Air Draft , dan  Beam-nya  memungkinkan Otoritas Pelabuhan. untuk menerima kapal itu.

Mungkin terdapat pembatasan pada pergerakan kapal ketika mengangkut  Kargo Berbahaya  atau untuk lalu lintas tertentu, persyaratan lain yang diberlakukan untuk melintas di dalam sungai. Biasanya, pembatasan ini ditentukan oleh Syahbandar. Agen Pelabuhan bertanggung jawab penuh untuk menyadari pembatasan ini dan melaksanakannya, yang mungkin berisi instruksi yang sesuai untuk pilot dan kapal tunda. Dalam pengoperasian pelabuhan kapal tanker, Otoritas Pelabuhan tidak hanya tertarik pada dimensi kapal secara keseluruhan tetapi juga pada spesifikasi manifold dan sambungan selang.

Dalam pengoperasian pelabuhan kapal Ro-Ro, spesifikasi seperti sudut engsel ramp dan jarak rata-rata dari garis air ke puncak dinding dermaga sangat penting bagi kapal dan pantai, begitu pula dengan posisi ramp. Dalam pengoperasian pelabuhan kapal pesiar, Agen Pelabuhan harus menginformasikan spesifikasi pasti mengenai panjang gang yang tersedia, dan penghubung akan dilakukan sebelum kedatangan mengenai dek mana gang tersebut akan diatur agar penumpang dapat tiba dan berangkat dengan hati-hati.

Bunker

Bunkering:  biasanya bunker disediakan oleh perusahaan minyak internasional. Namun, di beberapa pelabuhan, kontraktor bunker independen mengatur pembelian dari penyulingan dan menawarkan bunker dengan harga bersaing. Secara rutin, Agen Pelabuhan diminta mengatur pasokan bunker.

Biasanya instruksi bunkering kapal datang dari Pemilik Kapal atau Manajer Kapal. Instruksi bunkering kapal ini mencantumkan nama Pemasok Bunker. Jarang sekali Agen Pelabuhan diperintahkan untuk menanyakan harga bunker yang kompetitif. Dalam hal ini, Agen Pelabuhan menanyakan jenis bunker yang dibutuhkan. Ada spesifikasi standar untuk bahan bakar bunker. Jika Agen Pelabuhan diberikan gambaran spesifik tentang bunker tersebut, Agen Pelabuhan tidak boleh berharap bahwa alternatif yang direkomendasikan oleh Pemasok Bunker akan dapat diterima.

Ketika bunker alternatif diajukan, Agen Pelabuhan harus memeriksa dengan Pemilik Kapal atau Manajer Kapal sebelum menyetujui Perintah Bunker. Kuantitas Bunker yang akan dipasok akan menentukan organisasi pengiriman. Biasanya, bunker dalam jumlah kecil dikirimkan langsung di samping kapal melalui kapal tanker darat. Namun, sebagian besar bunker dikirimkan melalui tongkang bunker. Agen Pelabuhan harus memastikan bahwa pengiriman bunker sesuai dengan operasi kargo. Selanjutnya pengiriman bunker sesuai dengan peraturan dan ketentuan pelabuhan.

Di beberapa pelabuhan, tongkang bunker tidak diperbolehkan berada di samping kapal yang ditambatkan selama operasi kargo karena berisiko terbakar atau meledak. Oleh karena itu, pengiriman bunker mungkin harus diatur sebelum dimulainya operasi kargo atau setelah operasi kargo selesai.

Pada kapal curah kering, pengiriman bunker ke dermaga oleh kapal tanker jalan raya dapat menghentikan operasi kargo atau menimbulkan bahaya mencemari kargo sensitif, sehingga pengiriman bunker harus diatur di luar waktu kerja. Kapal harus selalu mendapat informasi lengkap tentang pengaturan pengiriman bunker sehingga pelaut siap menangani selang bunker. Nakhoda Kapal harus diberitahu ketika instruksi bunker telah diterima dari Pemilik Kapal atau Manajer Kapal untuk memastikan bahwa jumlah bunker yang akan dikirimkan sesuai dengan kapasitas kapal. Beberapa negara maritim mewajibkan kapal untuk membatasi keluaran polutan tertentu. Kapal harus membakar bunker rendah sulfur di pelabuhan tersebut. Agen Pelabuhan harus memberi tahu Pemilik Kapal atau Manajer Kapal mengenai pembatasan apa pun di pelabuhan.

Ilmu pelayaran

Pilotage:  banyak pelabuhan telah  mewajibkan pilotage  karena alasan keamanan, menjaga kawasan sensitif terhadap lingkungan, dan kontrol lalu lintas kapal. Beberapa pelabuhan menawarkan layanan pemanduan tetapi tetap menjadikan pemanduan  sebagai opsional , dan pelabuhan lain lagi-lagi mewajibkan pemanduan hanya untuk kargo serta jenis dan ukuran kapal tertentu. Cakupan tugas pilot sangat luas, mulai dari pilot laut dalam, pilot sungai, hingga pilot dermaga. Pilot  tidak pernah bertanggung jawab  atas tindakan mereka tetapi hanya bertindak sebagai penasehat kepada nakhoda kapal. Kapal besar selalu mempekerjakan seorang pilot terlepas dari jenis pemanduan opsional atau wajib. Namun, nakhoda kapal berukuran tatakan gelas mungkin ingin mengemudikan kapal tersebut jika undang-undang mengizinkan.

Di beberapa pelabuhan, nakhoda kapal yang berkunjung secara teratur dapat memperoleh izin untuk mengemudikan kapalnya. Agen Pelabuhan harus menyadari sepenuhnya hal-hal tersebut. Agen Pelabuhan juga harus memeriksa apakah pemegang izin pilot benar-benar berada di kapal, karena kapal sering berganti awak dan nakhoda kapal baru mungkin tidak memiliki izin yang sesuai. Agen Pelabuhan harus mendukung dan melindungi persyaratan nakhoda kapal. Pemilik Kapal atau Manajer Kapal dapat meminta Agen Pelabuhan untuk mengatur pemeriksaan pengecualian pemanduan untuk kapal mereka yang sering singgah di pelabuhan yang sama. Agen Pelabuhan mungkin juga harus menyimpan salinan  Sertifikat Pembebasan Pilotage  di kantor.

Dalam beberapa kasus,  Pilot Kapal  juga dapat mempengaruhi keputusan apakah kapal harus menyewa kapal tunda. Namun, pertama-tama, Agen Pelabuhan harus memeriksa dengan nakhoda kapal sebelum kedatangan dan memeriksanya dengan laporan Pilot Kapal tentang persyaratan kapal tunda. Pilot Kapal dapat merekomendasikan jumlah dan kekuatan kapal tunda yang akan digunakan dengan mempertimbangkan ukuran kapal dan tantangan dalam navigasi dan berlabuh. Jika timbul konflik antara rekomendasi Pilot Kapal dan preferensi Manajer Kapal, Agen Pelabuhan mungkin dapat meminta keputusan dari Otoritas Pelabuhan untuk menyelesaikan konflik tersebut.

Penyeretan

Penarikan:  biaya pekerjaan kapal tunda sama dengan biaya pelabuhan di Disbursement Account (DA) pemilik kapal. Kapal modern kini dilengkapi dengan pendorong haluan dan buritan yang memungkinkan kapal modern meminimalkan jumlah kapal tunda yang dibutuhkan. Di pelabuhan tempat kapal tunda ditugaskan, terdapat aturan tentang pemesanan dan pembatalan layanan kapal tunda.

Selain itu, terdapat tarif yang menguntungkan bagi pemilik kapal yang mengadakan perjanjian kontrak dengan perusahaan penundaan. Jika kapal memerlukan layanan tunda, ini harus dipesan sesuai peraturan setempat. Selain itu, perusahaan tunda harus diberitahu tentang ETA (Perkiraan Waktu Kedatangan) kapal dan instruksi untuk berlabuh. Umumnya, jumlah dan kekuatan kapal tunda yang dibutuhkan akan direkomendasikan oleh Syahbandar atau Pilot Kapal dengan berkonsultasi dengan Nakhoda Kapal. Biasanya, perusahaan kapal tunda tidak dibiarkan memutuskan kekuatan kehadiran kapal tunda yang diperlukan. Penting untuk memastikan terlebih dahulu apakah kapal atau kapal tunda akan menyediakan tali kekang penarik.

Hakim Garis dan Penjaga Perahu

Linesmen dan Boatmen: Linesmen  dengan cepat menangkap, mempercepat, dan melepaskan tali dari tonggak atau cincin di dermaga. Dalam pengoperasian pelabuhan kapal-kapal besar, pengoperasian sandar didukung oleh tali yang diteruskan ke perahu yang membawa tali tersebut ke hakim garis di dermaga.

Tukang perahu  digunakan untuk mempercepat kapal menuju pelampung, ponton, atau titik tambatan yang tidak dapat dijangkau langsung dari pantai. Biasanya hakim garis dan tukang perahu dipekerjakan oleh perusahaan yang sama. Di masa lalu, tali tambatan kapal diterima oleh siapa pun yang muncul di darat atau awak kapal yang mendayung ke darat. Saat ini, peraturan kesehatan dan keselamatan pelabuhan terus mewajibkan penggunaan hakim garis yang berwenang. Linesmen dan Boatmen memerlukan informasi terkini tentang ETA (Estimated Time of Arrival). Linesmen dan Boatmen hadir atas instruksi Agen Pelabuhan di lokasi penanganan jalur pertama pada saat kedatangan kapal dan melaksanakan tugas mereka berdasarkan instruksi Nakhoda dan Pilot.

Jumlah Linesmen dan Boatmen yang akan dipekerjakan akan ditentukan oleh ukuran kapal, jumlah tali tambat yang akan dibawa ke darat dan pekerja yang dibutuhkan untuk menangani ukuran tali tambat. Biasanya, penilaian mengenai jumlah Linesmen dan Boatmen yang akan dipekerjakan diserahkan kepada Perusahaan Linesmen namun di beberapa pelabuhan harus melalui negosiasi lokal. Biasanya Perusahaan Linesmen mengangkut personel ke dan dari kapal jika kapal tersebut berlabuh atau ditambatkan jauh dari pantai. Sudah lazim bagi perusahaan Badan Pelabuhan untuk memiliki perahu motornya sendiri.

 Fendermen

Fendermen:  memberikan layanan yang sering digunakan hanya oleh kapal-kapal besar yang melewati area terbatas di mana tepiannya tidak dijaga oleh fender tetap atau mengambang. Layanan fendermen hampir selalu bersifat opsional dan dapat diminta oleh Nakhoda Kapal untuk melindungi pelapisan cangkang kapal ketika pelaut sedang terlibat.   

Layanan Lain-Lain

Layanan Lain-Lain:   ada berbagai persyaratan lain dari sebuah kapal. Kapal mungkin perlu mengisi ulang dan melakukan perbaikan pada akhir pelayaran dan mempersiapkan pekerjaan berikutnya. Misalnya, kapal mungkin meminta servis atau perbaikan. Layanan tambahan tertentu dapat dikategorikan dalam judul umum perawatan, pemeliharaan, dan penggantian. Agen Pelabuhan harus menyimpan kontak untuk semua layanan yang mungkin diminta oleh kapal.

3- Perusahaan Kapal

Pihak yang mengurus keperluan dalam negeri suatu kapal disebut sebagai  Suami Kapal . Apabila Agen Pelabuhan dapat segera menjalin ikatan saling percaya dan menghormati dengan Nakhoda Kapal maka pengoperasian pelabuhan dapat diselesaikan secara efisien dan menyenangkan serta bersahabat. Agen Pelabuhan harus mendapatkan faktur pemasok yang disahkan dengan tanda tangan Nakhoda Kapal dan stempel kapal, sebelum kapal berangkat. Namun, ini tidak selalu mungkin.

Pengesahan Nakhoda Kapal mempunyai peran ganda yaitu memberikan perintah pelayanan dan wewenang Agen Pelabuhan untuk membayar tagihan atas nama Pemilik Kapal atau Manajer Kapal. Agen Pelabuhan harus menyimpan catatan pasti tentang layanan yang diberikan kepada kapal. Sehingga pengeluaran Pemilik Kapal dan Penyewa Waktu terdokumentasi secara akurat.

Beberapa persyaratan utama suatu perusahaan kapal:

Toko

Toko:  Banyak Pemilik Kapal atau Manajer Kapal memiliki perjanjian dengan  Ship Chandler  untuk penyediaan perbekalan dan gudang. Oleh karena itu, Agen Pelabuhan meneruskan perintah Nakhoda Kapal kepada Chandler Kapal yang ditunjuk. Jika terdapat operasi penyimpanan dalam jumlah besar, maka Ship Chandler harus diberikan instruksi yang tepat, sehingga pengiriman tidak mengganggu operasional kargo.

Toko Berikat , seperti alkohol dan rokok, memerlukan izin dari Otoritas Bea Cukai untuk memuatnya ke dalam pesawat. Toko Berikat harus diklasifikasikan dan Agen Pelabuhan harus memastikan bahwa Perusahaan Pemasok Toko Berikat mengatur pengiriman secara tepat. Jika pemilihan  Chandler Kapal  diserahkan kepada Agen Pelabuhan, pertimbangan harus diambil apakah pesanan tersebut memenuhi kualifikasi dan dengan harga yang dapat diterima oleh Pemilik Kapal atau Manajer Kapal. Selain itu, pesanan gudang harus mendapat persetujuan dari Nakhoda Kapal atau dalam hal gudang ruang mesin, Kepala Teknisi.

Tunai ke Master (CTM)

Cash to Nakhoda (CTM):  sejumlah besar uang mungkin diperlukan untuk gaji awak kapal dan untuk memungkinkan Nakhoda Kapal membayar sebagian tagihan pemasok lokal. Agen Pelabuhan harus berhati-hati jika melibatkan uang tunai. Setelah menerima permintaan  Cash to Master (CTM)  dari Nakhoda Kapal, Agen Pelabuhan harus meminta izin tertulis dari Pemilik Kapal atau Manajer Kapal. Agen Pelabuhan tidak boleh menyerahkan Cash to Master (CTM) sampai izin dan dana telah diterima. Cash to Nakhoda (CTM) harus diserahkan hanya kepada  Nakhoda  atau  Pengawas Kapal

dengan imbalan  tanda terima yang ditandatangani dan diberi tanggal . Nakhoda Kapal dapat mengembalikan sisa uang tunai kepada Agen Pelabuhan. Dalam hal ini, tanda terima harus diserahkan kepada Nakhoda Kapal dan kredit yang sama dicatat dalam  Rekening Pencairan (DA) pelabuhan. 

Ketika membawa uang tunai dalam jumlah besar ke kapal, Agen Pelabuhan harus mempekerjakan perusahaan keamanan. Kehati-hatian yang luar biasa harus dilakukan dalam mengelola uang tunai yang dikembalikan. Agen Pelabuhan mungkin juga memiliki ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan asuransi yang menetapkan bahwa perwakilan tambahan harus hadir ketika Cash to Nakhoda (CTM) dikirimkan ke Nakhoda Kapal.

Air tawar

Air Tawar:  Air tawar yang tidak terkontaminasi sangat penting untuk keperluan minum dan mencuci di dalam pesawat. Inspektur Kesehatan Pelabuhan mengambil sampel air tawar yang dikirimkan.

Otoritas Kesehatan Pelabuhan mempunyai wewenang untuk memerintahkan pengurasan tangki air minum, pencucian kapur, dan sanitasi. Air tawar dapat diperoleh dari hidran dermaga, melalui angkutan darat atau tongkang, dengan harga berdasarkan jumlah, cara pengangkutan, dan waktu.

Kapal modern mempunyai alat pembuat air, namun kapal modern menggunakan air tawar untuk digunakan sebagai konsumsi awak kapal.

Medis-Gigi

Medis-Gigi:  Pelabuhan biasanya memiliki dokter, dokter gigi, dan apoteker yang disetujui yang berspesialisasi dalam memenuhi kebutuhan rutin anggota awak kapal. Selain itu, klinik dan rumah sakit dapat memberikan pengobatan spesialis. Agen Pelabuhan harus mengetahui di mana dan bagaimana mengatur perawatan di luar jam kerja di klinik dan rumah sakit. Biasanya, Pemilik Kapal dilindungi atas perawatan medis awak kapal oleh Klub P&I (Klub Perlindungan dan Ganti Rugi), yang meminta tagihan terpisah dan laporan medis yang menggabungkan seluruh aspek perawatan, termasuk transportasi.

Biasanya, tagihan Medis-Gigi dimasukkan ke dalam Rekening Pencairan (DA) pelabuhan. Nantinya, Pemilik Kapal mengumpulkan kompensasi dari P&I Club (Klub Perlindungan dan Ganti Rugi). Seorang kru harus bisa mengungkapkan gejalanya secara tepat kepada dokter atau dokter gigi. Oleh karena itu, Agen Pelabuhan mengatur seorang penerjemah. Jika awak kapal dirawat di rumah sakit, Agen Pelabuhan harus terus-menerus melakukan kontak dengan awak kapal di rumah sakit dan memastikan bahwa persyaratan awak kapal dipenuhi sesuai dengan instruksi Pemilik Kapal atau Manajer Kapal.

Agen Pelabuhan harus sering mengirimkan laporan kepada Pemilik Kapal atau Manajer Kapal. Anak buah kapal yang beristirahat di rumah sakit setelah kapal berlayar wajib mempunyai paspor, buku pelaut, dan barang-barang pribadinya agar anak buah kapal tersebut dapat dipulangkan pada saat pembebasan. Agen Pelabuhan harus mempelajari agama awak kapal jika mereka membutuhkan dukungan agama, atau dalam kasus kematian, untuk memastikan bahwa organisasi khusus dibuat. Beberapa negara maritim menerapkan peraturan ketat untuk pergerakan orang yang meninggal dan pengaturan pemakaman.  

Surat

Surat:  kapal modern memiliki koneksi internet dan pengiriman surat akan segera menjadi usang. Namun, tidak semua awak kapal memiliki telepon, dan jarang sekali surat menjadi satu-satunya penghubung seorang pelaut dengan rumah.

Agen Pelabuhan harus segera mengantarkan surat ke kapal dan segera mengirimkan semua surat keluar. Agen Pelabuhan harus menyimpan kiriman yang diterima setelah keberangkatan kapal dan meneruskannya. Merupakan kejahatan terhadap komunitas maritim jika tidak menganggap penting surat awak kapal.

Repatriasi Kru

Repatriasi Awak Kapal:  sangat penting untuk mendapatkan izin dari Otoritas Imigrasi dan Bea Cukai sebelum awak kapal meninggalkan kapal secara permanen. Agen Pelabuhan meminta izin kepada Otoritas Imigrasi dan Bea Cukai untuk memulangkan awak kapal yang hendak meninggalkan kapal. Kegagalan untuk mematuhi peraturan Otoritas Imigrasi dan Bea Cukai dapat mengakibatkan denda dan biaya lainnya kepada Agen Pelabuhan.

Selain itu, denda dan biaya ini mungkin tidak dapat diperoleh kembali dari asuransi. Otoritas Imigrasi dan Bea Cukai juga harus diberikan informasi lengkap mengenai awak kapal yang akan berangkat ke kapal. Embarkasi  dan  Disembarkasi  awak kapal merupakan tugas rutin Agen Pelabuhan. Tugas ini mencakup pengaturan perjalanan sesuai instruksi Nakhoda Kapal dan sejalan dengan praktik Pemilik Kapal atau Manajer Kapal mengenai biaya relatif terhadap jenis perjalanan dan moda transportasi.

Agen Pelabuhan harus memeriksa diskon maskapai penerbangan dan menunjukkan dokumentasi yang diperlukan. Agen Pelabuhan harus memberikan rencana perjalanan lengkap kepada awak kapal. Di beberapa negara maritim, visa diperlukan bagi setiap awak kapal yang tiba untuk menaiki kapal. Visa ini dapat diatur di tempat masuk ke negara tersebut. Beberapa negara mengharuskan awak kapal yang berangkat untuk mengajukan visa di konsulat sebelum meninggalkan negara asalnya. Agen Pelabuhan harus memastikan bahwa Pemilik Kapal diberitahu tentang segala persyaratan visa sebelum memberangkatkan awak kapal untuk naik ke kapal.

Desersi

Desersi:  terkadang awak kapal meninggalkan kapal dan tertinggal setelah berlayar. Di banyak negara maritim, Agen Pelabuhan bertanggung  jawab atas pemulangan awak kapal ketika mereka ditemukan. Agen Pelabuhan harus memastikan bahwa sebelum kapal berlayar, paspor atau buku pelaut yang tertinggal di kapal dikeluarkan dan diserahkan kepada Otoritas Imigrasi dan Bea Cukai setempat dan bahwa Pemilik Kapal atau Manajer Kapal segera diberitahu.

Jika desertir ditemukan, polisi, Otoritas Imigrasi dan Bea Cukai akan meminta Agen Pelabuhan untuk menanggung semua biaya yang terkait. Untuk menutupi biaya-biaya ini, Agen Pelabuhan perlu memastikan bahwa mereka menerima dana atau jaminan dari Klub P&I (Klub Perlindungan dan Ganti Rugi) Pemilik Kapal jauh sebelumnya. Untungnya, risiko yang disebutkan di atas dapat diasuransikan. (Red)