Biaya yang terkait dengan pengelolaan kapal biasanya terbagi dalam tiga (3) kategori:

1- Biaya Tetap Kapal (Biaya Modal Kapal)
2- Biaya Operasional Kapal
3- Biaya Pelayaran Kapal

1- Biaya Tetap Kapal (Biaya Modal Kapal): Biaya Tetap Kapal dikaitkan dengan pembelian kapal dan Biaya Tetap Kapal dianggap sepenuhnya berada dalam kendali pemilik kapal. Biaya Tetap Kapal dapat mencakup biaya pra-pengiriman, pembayaran kembali pinjaman dan bunga, biaya sewa, biaya pendaftaran kapal awal, dan dalam kasus tertentu, pajak. Apabila kapal diambil dengan bareboat atau demise charter, biaya sewa sewa setara dengan Biaya Tetap Kapal (Biaya Modal Kapal). Jika pemilik kapal dapat memperoleh kapal tersebut dari sumber daya keuangan perusahaannya, para eksekutif akan memutuskan tingkat penyusutan tahunan bersama dengan pengembalian modal yang digunakan. Jika kapal diperoleh melalui hipotek, pembayaran kembali pinjaman dan bunga akan menjadi biaya tetap pokok.

2- Biaya Operasional Kapal: Biaya Operasional Kapal adalah biaya-biaya yang menjadi tanggung jawab utama pengelola kapal. Biaya Operasional Kapal dapat dianggap semi-variabel. Beberapa Biaya Operasional Kapal kurang lebih bersifat tetap dalam jangka waktu yang cukup lama sementara yang lain bersifat variabel dan berkaitan erat dengan penggunaan kapal tersebut. Meskipun demikian, tugas utama pengelola kapal adalah mengatur agar Biaya Operasional Kapal dapat dianggarkan secara akurat. Biaya Operasional Kapal dapat dirata-ratakan setiap hari dan biasanya disebut dengan Biaya Operasional Harian atau Running Cost (DOC atau DRC). Oleh karena itu, pemilik kapal dapat dengan mudah menghitung profitabilitas pelayaran atau sewa. Yang termasuk dalam Biaya Operasional Kapal adalah awak kapal, penyimpanan, pemeliharaan, asuransi, dan administrasi kapal.

3- Biaya Pelayaran Kapal: Biaya Pelayaran Kapal adalah biaya variabel yang terkait dengan pekerjaan tertentu di mana kapal tersebut terlibat dari waktu ke waktu. Khususnya, Biaya Pelayaran Kapal termasuk bunker, biaya pelabuhan dan kanal, pemanduan, sewa kapal tunda pelabuhan, biaya agen pelabuhan, dan biaya bongkar muat. Biaya Pelayaran Kapal berada dalam kendali operator komersial kapal. Jika pemilik kapal mencarter kapalnya tepat waktu, hampir seluruh biaya pelayaran menjadi tanggung jawab Penyewa Waktu.

Biaya Pengelolaan Kapal

Manajer kapal dapat bekerja sendiri sebagai bagian dari organisasi pemilik kapal atau sebagai manajer kapal independen yang dikontrak oleh perusahaan pemilik kapal berdasarkan perjanjian manajemen kapal. Di bawah ini kami berasumsi bahwa manajer kapal bekerja sebagai entitas terpisah berdasarkan paket manajemen penuh yang membantu dalam membuat perbedaan yang jelas mengenai tanggung jawab yang menjadi tanggung jawab manajer kapal. Bahkan dalam kasus di mana departemen manajemen kapal berada di dalam perusahaan sendiri, disiplin yang diterapkan dengan beroperasi seolah-olah manajemen adalah entitas yang terpisah biasanya bermanfaat. Fungsi akuntansi merupakan inti dari manajemen kapal. Meskipun pemilik kapal memiliki kendali atas biaya modal, pemilik kapal harus meminta manajer kapalnya untuk menyediakan paket pengoperasian kapal yang aman, efisien, dan ekonomis yang dapat dihitung biayanya secara tepat agar pemilik dapat mengambil keputusan komersial yang tepat.

Peran manajer kapal dalam bidang akuntansi terbagi dalam tiga (3) tahap:

1- Penyusunan Anggaran Kapal
2- Pengolahan Anggaran Kapal
3- Pelaporan Anggaran Kapal

Biasanya Penyusunan Anggaran Kapal memakan waktu 12 bulan dan dari situ dapat dihasilkan proyeksi arus kas yang akan menguraikan perkiraan pengeluaran secara bulanan atau triwulanan. Tahap Pemrosesan Anggaran Kapal dimasukkan saat kapal dalam pelayanan, pengeluaran dikeluarkan, dan tagihan harus dibayar. Kesimpulannya, secara berkala, pengelola kapal menyiapkan Laporan Anggaran Kapal secara rinci yaitu menganalisis biaya yang dikeluarkan atas nama pemilik kapal dan membandingkannya dengan perkiraan anggaran. Analisis anggaran Vs biaya aktual juga akan menjadi dasar penyusunan perkiraan anggaran untuk tahun berikutnya.

1- Persiapan Anggaran Kapal

Penyusunan Anggaran Kapal merupakan salah satu bagian terpenting dalam tugas pengelola kapal. Untuk kapal yang sudah menjadi bagian dari armada yang dikelola, penyusunan anggaran biasanya cukup mudah karena pengelola kapal sudah mengetahui kapal dan karakteristik kapal dari pengalaman. Namun lain halnya ketika mencoba menyiapkan perkiraan anggaran untuk kapal baru atau yang baru diakuisisi. Semakin banyak informasi tentang kapal baru yang akan dikelola dan tersedia bagi manajer kapal terlebih dahulu, semakin tepat perkiraan anggarannya.

Optimalnya, manajer kapal mempunyai kesempatan untuk melakukan pemeriksaan teknis kapal dan meninjau catatan kelas sebelum menyiapkan anggaran, namun hal ini tidak selalu memungkinkan jika pemilik kapal meminta perkiraan anggaran awal untuk kapal yang tidak terlihat. Manajer kapal perlu mengetahui ukuran, tipe, dan umur kapal, tipe mesin utama dan bantu, registrasi yang dituju, awak kapal, dan jika memungkinkan pola perdagangan. Asumsi utama ini harus ditunjukkan secara tepat dalam perkiraan anggaran kapal.

Biaya Awak Kapal: Perkiraan anggaran kapal menetapkan asumsi-asumsi yang menjadi dasar perkiraan biaya awak kapal dalam hal jumlah dan kewarganegaraan awak kapal. Departemen personalia yang berpengalaman di kantor manajer kapal akan mampu menganggarkan rincian utama biaya awak kapal dengan tingkat yang sangat tepat. Pemilik kapal tidak terlalu peduli dengan tingkat gaji individu awak kapal, namun lebih memperhatikan total biaya selama satu tahun mengawaki kapal. Misalnya, seorang anggota kru dapat menerima gaji tahunan sebesar $100.000, namun jika seorang anggota kru berhak atas cuti satu bulan untuk setiap dua kali bertugas, manajer harus mempekerjakan 1,5 anggota kru untuk mengisi pekerjaan tersebut. Oleh karena itu, total biaya tahunan yang ditanggung pemilik kapal meningkat menjadi $150.000. Akibatnya, biaya upah awak kapal perlu ditingkatkan untuk memperhitungkan tidak hanya hak cuti tetapi juga waktu yang tumpang tindih antara individu yang berangkat dan bergabung dengan kapal. Beberapa perusahaan pengelola kapal memperjelas asumsi ini lebih lanjut dengan menghitung dasar biaya per unit. Dengan kata lain, beberapa perusahaan manajemen kapal menghitung biaya rata-rata untuk mengisi setiap peringkat di kapal mereka selama 12 bulan dan menerapkan faktor biaya tersebut secara menyeluruh. Tunjangan juga harus diberikan untuk setiap bonus awak kapal bersama dengan biaya sosial, kontribusi asuransi, dana pensiun, dll.

Selain itu, penilaian dari waktu ke waktu harus diperkirakan berdasarkan pengalaman manajer. Lebih jauh lagi, pengelola kapal harus membuat ketentuan dalam beberapa cara untuk biaya pendirian awak kapal seperti biaya perekrutan, tunjangan pelatihan, pelatihan kadet, cuti belajar, biaya siaga, dan gaji sakit yang semuanya merupakan bagian dari biaya administrasi awak kapal dan harus ditanggung. dibayar dengan cara apa pun oleh pemilik kapal. Dalam beberapa keadaan, sebagian biaya pendirian awak kapal dapat dikompensasikan melalui berbagai skema bantuan pemerintah nasional. Biaya pembentukan awak kapal dapat dibagi ke seluruh armada yang dikelola sebagai biaya langsung atau sejumlah kontribusi tetap dari pemilik kapal dinegosiasikan oleh manajer kapal. Biaya perjalanan dan repatriasi awak kapal sangat sulit untuk dianggarkan secara tepat kecuali jika kapal tersebut merupakan rute kapal. Biaya kru mencakup berbagai biaya medis yang tidak dapat diperoleh kembali berdasarkan ketentuan entri Klub P&I (Klub Perlindungan dan Ganti Rugi).

Biaya Penyimpanan Kapal: staf pengawas manajer kapal perlu memanfaatkan kekayaan pengalaman mereka dalam mengoperasikan kapal jenis tersebut. Penyimpanan kapal pertama-tama mencakup penyediaan atau penyediaan kapal. Umumnya, pemberian makanan atau penyediaan dilakukan berdasarkan kontrak katering sebanyak per kru per hari. Ship Chandlers (pemasok perbekalan kapal) beroperasi di pasar yang sangat kompetitif. Di sana, manajer kapal harus memastikan bahwa sistem penyediaan apa pun yang diterapkan dan diawasi dengan cermat. Manajer kapal harus waspada terhadap oknum-oknum pedagang kapal yang mungkin berhasil memberikan godaan yang tak tertahankan kepada para perwira kapal. Penjual lampu kapal yang tidak bermoral mungkin menyediakan makanan berkualitas buruk dan tagihan dengan harga berkualitas penuh, dengan uang tunai yang dihemat dibagikan.

Secara umum, area penyimpanan kapal penting kedua disebut sebagai Rope, Soap, dan Dope. Mungkin sulit membedakan antara toko dan suku cadang dan garis pemisahnya biasanya agak kabur. Namun jika yang digunakan adalah pengertian consumables maka perbedaannya akan terlihat jelas. Di bawah gudang, manajer kapal biasanya menyertakan kabel dan tali untuk tambatan atau perlengkapan penanganan kargo, bahan pengikat, bahan pengemas, dan gas atau bahan kimia yang digunakan untuk pabrik pendingin, perawatan pembersihan ketel atau tangki, dll. Cat biasanya dianggap sebagai gudang kecuali jika dipesan khusus untuk tujuan dok kering. Toko kabin, alat tulis kapal, laundry, dan persediaan air tawar juga termasuk dalam kategori toko. Pengeluaran terbesar ketiga di toko adalah pelumas dan gemuk. Konsumsi oli pelumas mesin merupakan perhitungan yang cukup sederhana tergantung pada ukuran dan jenis mesin serta jumlah hari pengoperasian per tahun. Akuntansi manajer kapal untuk penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kas atau konsumsi.

Biaya Perawatan Kapal: Biaya Perawatan Kapal mencakup biaya suku cadang tertentu yang dipesan sebagai pengganti barang yang aus atau rusak, bersama dengan biaya perbaikan dek atau area mesin. Biaya tenaga kerja darat yang digunakan untuk melakukan perbaikan di pelabuhan juga disertakan bersama dengan biaya yang terkait dengan awak kapal yang dipekerjakan untuk melakukan perbaikan kapal di laut. Biaya pemeliharaan peralatan otomasi, elektronik, dan navigasi dapat menjadi pengeluaran utama. Biaya Survei Kapal dan Biaya Klasifikasi juga termasuk dalam Biaya Perawatan Kapal. Selain itu, manajer kapal memperkirakan biaya dok kering secara berkala dan membagi biaya tersebut selama bertahun-tahun berdasarkan basis akrual.

Jika sebuah kapal diperkirakan melakukan drydocking setiap dua tahun sekali, setengah dari perkiraan pengeluaran drydock akan dianggarkan setiap tahun menjelang drydocking. Oleh karena itu, tunjangan terhadap drydocking akan dihimpun atau diakumulasikan dalam rekening pemilik kapal untuk biaya akhirnya. Beberapa pemilik kapal lebih memilih untuk mengabaikan pengeluaran drydocking dari anggaran, memilih untuk menerima biaya tersebut bila dikeluarkan sebagai item khusus. Pengelola kapal harus mengkonfirmasi dengan filosofi pemilik kapal dalam pengeluaran drydocking pada pembahasan kesepakatan anggaran. Demikian pula, manajer kapal harus mengkonfirmasi dengan pemilik kapal apakah drydocking tetap sesuai anggaran atau dilakukan secara individual di bawah garis.

Asuransi Kapal: biaya premi asuransi dan perkiraan P&I (Perlindungan dan Ganti Rugi) Panggilan didasarkan pada kuotasi yang diperoleh atau negosiasi pembaharuan. Praktisnya, angka anggaran P&I (Perlindungan dan Ganti Rugi) didasarkan pada perkiraan total panggilan sebagaimana diterapkan pada tahun yang bersangkutan. Tentu saja hal ini mungkin merupakan sedikit modifikasi dari posisi kas sebenarnya, namun hal ini akan memungkinkan pemilik kapal untuk menghitung biaya sebenarnya dari asuransi P&I (Perlindungan dan Ganti Rugi) selama tahun yang bersangkutan.

Perlakuan pengurangan asuransi adalah hal yang harus diputuskan oleh pemilik kapal. Kadang-kadang biaya yang tidak dapat diperoleh kembali karena dapat dikurangkan dibiarkan begitu saja, mungkin sebagai item pemeliharaan (perbaikan) tambahan. Jika tidak, anggaran dapat mengasumsikan satu atau lebih klaim asuransi akan timbul pada tahun tersebut dan memastikan bahwa pengurangan yang sesuai diperbolehkan.

Biaya Administrasi: Biaya Administrasi termasuk biaya pengawasan, iuran terbarukan, langganan, dan biaya termasuk biaya keagenan jika berlaku untuk barang pemilik kapal dan biaya komunikasi. Biaya Pengelolaan Kapal ditambahkan sebagai Biaya Administrasi, dengan asumsi kapal dioperasikan berdasarkan kontrak oleh pengelola kapal independen. Jika manajemen kapal merupakan departemen internal, pemilik kapal yang berakal sehat akan menghitung biaya menjalankan departemen manajemen kapal dan memutuskan persentase yang sesuai untuk dibagikan ke setiap kapal dalam armada.

2- Pemrosesan Anggaran Kapal

Ketika perkiraan anggaran telah dibahas dan disepakati oleh pemilik kapal, perkiraan arus kas disiapkan berdasarkan anggaran tersebut. Perkiraan arus kas telah dibagi menjadi beberapa periode bulanan dan jumlah yang diperkirakan akan dipanggil oleh manajer kapal setiap bulannya diperkirakan.

Jumlah bulanan akan bervariasi, misalnya tergantung pada kapan premi asuransi jatuh tempo atau kapan drydocking akan dilakukan. Catatan memberikan informasi ini yang mungkin juga menunjukkan modifikasi lain dari proforma asli. Oleh karena itu, anggaran kemudian akan direvisi untuk memungkinkan perubahan ini. Praktisnya, dalam kasus pengelola kapal independen, perkiraan arus kas telah disetujui oleh pemilik kapal untuk menjadi dasar kebutuhan pendanaan bulanan bagi pengelola. Hal ini memungkinkan manajer kapal untuk membayar awak kapal dan melunasi tagihan yang diterima untuk pasokan dan layanan atas nama pemilik kapal. Berbagai perusahaan memiliki prosedur berbeda untuk memasukkan, memeriksa, mengotorisasi, dan membayar akun. Namun, hal ini mengarah pada tahap pelaporan akhir yang sangat penting dari fungsi manajer kapal.

3- Pelaporan Anggaran Kapal

Pemeriksaan keterampilan penetapan biaya manajer kapal dilakukan dalam Laporan Analisis Anggaran dan Aktual. Laporan ini disusun secara bulanan atau triwulanan sebagai catatan kinerja manajemen. Nomor anggaran muncul di satu kolom, biaya aktual yang dikeluarkan di kolom lain. Frekuensi Laporan Analisis Anggaran dan Aktual menjadi bahan diskusi dan kesepakatan antara pemilik kapal dan pengelola kapal. Laporan Analisis Anggaran dan Aktual bulanan seharusnya membuat manajer kapal tetap waspada, perbedaan kecil dalam tanggal pembayaran dapat menyebabkan fluktuasi biaya yang besar dan menyesatkan. Meskipun demikian, Laporan Analisis Anggaran dan Realisasi triwulanan menghilangkan banyak fluktuasi, jika analisis tersebut digunakan sebagai alat manajemen yang masuk akal, penundaan tersebut dapat mengakibatkan area masalah tidak dapat diidentifikasi dengan cukup cepat.

Laporan Analisis Anggaran dan Aktual bulanan yang dikombinasikan dengan analisis kumulatif mungkin memberikan solusi kompromi terbaik. Manajer kapal harus mendukung pernyataan analisis mereka dengan komentar yang cukup rinci mengenai semua perbedaan yang signifikan. Hubungan ideal antara pemilik kapal dan manajer kapal harus menyerupai usaha patungan atau kemitraan, dengan pendekatan yang jujur ​​dan terbuka; manajer kapal tidak boleh berusaha menyembunyikan kesulitan tetapi bersiaplah untuk mendiskusikannya dengan pemilik kapal untuk menemukan solusi yang paling diinginkan. Jika Laporan Analisis Anggaran dan Aktual dimanfaatkan dengan baik, maka pernyataan analisis tersebut biasanya dapat memberikan peringatan dini terhadap permasalahan pengoperasian kapal, sehingga dapat diambil langkah-langkah untuk menghindari keadaan yang semakin memburuk. Pemilik kapal akan meminta manajer kapal untuk memberinya informasi penting guna memungkinkan pengambilan keputusan komersial yang tepat. Jumlah biaya modal pemilik kapal ditambah biaya operasional manajer kapal, dirata-ratakan setiap hari dan dibandingkan dengan harga pasar sewa waktu yang berlaku akan memberikan ukuran yang dapat diandalkan mengenai potensi laba bersih kapal.

Keputusan Lay-Up Kapal

Karena sifat siklus perdagangan internasional, pasar pelayaran menyebabkan periode depresi. Jika periode depresi menjadi begitu parah, maka beberapa kapal mungkin akan ditarik dari layanannya untuk diberhentikan. Keputusan Lay-Up Kapal memerlukan kerjasama dan pemahaman yang erat antara pemilik kapal dan pengelola kapal, untuk menjaga nilai aset investasi pemilik kapal dan memastikan pengaktifan kembali kapal secara cepat dan bebas masalah ketika pasar pelayaran membaik. Biaya yang terkait dengan perawatan yang tepat dan pelestarian kapal besar yang canggih dalam keadaan lay-up tidaklah besar. Lay-up Kapal tidak hanya sekedar membayar awak kapal, mematikan lampu, dan mengunci kapal. Tentu saja, perusahaan asuransi kapal tidak hanya mewajibkan Lembaga Klasifikasi tetapi juga surveyor mereka untuk memeriksa dan menyetujui pengaturan tambatan, sistem alarm, dan prosedur pelestarian.

Biaya harian kapal dalam keadaan lay-up mungkin kurang dari seperempat biaya operasional normal setelah memungkinkan pengembalian premi asuransi dan penghematan biaya lainnya. Namun demikian, biaya pengaktifan kembali biasanya besar, mungkin termasuk drydocking dan pekerjaan survei tambahan untuk memastikan bahwa kapal kembali berada di Kelas dengan benar. Lay-up Kapal menimbulkan masalah kritis yang berkaitan dengan kebutuhan tenaga kerja. Meskipun beberapa perjanjian manajemen kapal berisi ketentuan dimana pemilik kapal berkontribusi terhadap biaya PHK atau redundansi, umumnya risiko ini tetap berada pada manajer kapal. Dampak jangka panjang dari resesi pelayaran yang berkepanjangan dapat mempunyai dampak yang luas khususnya dalam hal penurunan jumlah awak kapal di seluruh dunia. (Red)